Con la versión que hay actualmente en la web (v10), hay una serie de acciones donde creo que pueden ser muy interesantes para quien quiera llevarlas a la práctica. En la mayoría de los casos, el profesional del Derecho anda inmerso en su tarea cotidiana y a muy groso modo “velando por los intereses de su cliente a cambio de una contraprestación”, contraprestación que en algunos casos por las circunstancias no llega ni a ver, olvidando o pasando por alto que su despacho no deja de ser una empresa o negocio y como tal está en constante interrelación con otros interlocutores. La idea que quisiera exponer no es dónde estamos sacando más o menos rendimiento con nuestros casos, eso ya se expuso en su día y muy bien en el foro (por Jorge). En este caso es pararnos un momento y reflexionar qué orientación le hemos dado a nuestro despacho en los últimos tiempos (desde hace 3 meses, 6 meses, último año, etc…) y hacia dónde queremos llegar y con qué herramientas, y eso creo que la versión v10 nos puede ayudar un poco en esa toma de decisiones.

Hace algún tiempo, me propuse dar respuesta a las propuestas que una persona me preguntó en su día de si el programa podía ayudarnos en las siguientes cuestiones:

1. Me parece importante poder clasificar de algún modo de dónde vienen los clientes pues, pueden venir de fuentes muy diversas. Que el abogado tenga una perspectiva de qué fuente está teniendo más éxito para él o el bufete en su captación de clientes, sería algo bueno.
2. Por otra parte, sería de interés algún informe que permitiera saber cuántos clientes «han vuelto». Esta variable es importante porque ayuda a ver qué grado de fidelización tiene el bufete/abogado. Ese ratio le puede indicar varias cosas sobre la calidad o satisfacción de su servicio sin llevarle a engaño.
3. Finalmente, sería de interés poder establecer una relación entre la disciplina y/o especialidad (Materia) y el nº de veces que se repite. Por ejemplo, en el año 2012 se hicieron X asuntos civiles; Y asuntos laborales; Z asuntos administrativos; etc… .

Con la v10, podemos dar respuesta a las tres cuestiones poniendo un poco de nuestra parte y sabiendo utilizar el programa nos puede ayudar en ese sentido.

Para responder a la cuestión 1, la ventana de Clientes incorpora un campo que se llama “Procedencia”. Esto nos puede venir bien para tener una idea dónde estamos teniendo más éxito con nuestros clientes, pq no todos pueden ser familiares y amigos, por lo tanto, si hemos invertido en una campaña publicitaria, o durante un tiempo, hemos estado ofreciendo nuestros servicios entre diferentes redes sociales, le hemos dado un mayor empuje a nuestra web corporativa, ese campo nos dirá cuál de las campañas escogidas nos ha dado mayores frutos. ¿Cómo saberlo?. Lo primero, rellenando este campo de una forma fiel a las opciones que nos expone el programa o que consideremos y si nos vamos a la Pantalla Principal del programa en Más… – Informes – Clientes – Por Procedencia, le indicaremos un rango de fechas y nos mostrará un informe detallado de cuál decisión ha tenido más éxito, algo parecido a esto:

¿Cómo interpretamos este gráfico?. Muy fácil:

(Procedencia; Nº de veces que se repite; % que representa sobre el total)

En el ejemplo expuesto, vemos que las redes sociales y otros compañeros son los que más nos ayudaron en la captación de clientes durante todo el año 2011.

Para responder a la cuestión 2, debemos tirar de una herramienta muy poderosa con la que algunos se sienten muy cómodos y otros prefieren no tocar, cada cual tiene su metodología de trabajo. Esta herramienta es la “Agenda de Asuntos/Citas”. Para ello, deberemos apuntar cada una de las reuniones, citas, asuntos…, que tengamos con cada uno de nuestros clientes, y acordarnos de rellanar en cada caso el campo “Con”

Otra de las mejoras en la v10 es que se puede “Buscar” por Asunto/Cita Con…, pero también podemos obtener un informe a través de la ventana Exportar/Filtrar Agenda Asuntos/Citas, donde se ha incorporado el campo Asunto/Cita Con…

Desde esta ventana podemos filtrar sólo por el campo “Asunto/Cita Con…” y seleccionar a alguien, pero también con los campos “Fecha” y “Asunto/Cita Con…” (todas las combinaciones posibles se pueden ver en la ayuda), nos permitirá ver la actividad tenida en un rango de fechas y con un cliente determinado, cada cual debe baremar según las circunstancias.

Para responder a la cuestión 3, hay un campo en Expedientes que llamamos “Materia”, con el cual podemos tener una idea, sobre todo, aquellos que se definen como “GENERALISTAS”, “MULTIDISCIPLINAR”, de cuáles son las especialidades más usuales en su despacho. Es cierto, que tener muchos casos o Expedientes de una determinada especialidad o materia no quiere decir que sea más rentable para el Despacho, sin embargo, tener unos pocos de otra nos lleve a una mayor rentabilidad, pero no es el objetivo de esta explicación, sino saber o hacerme reflexionar en qué especialidades o materias debo inclinar más la balanza para los intereses de mi negocio, pq hablamos de un negocio. Para esto, el programa nos provee de una ventana que nos permite sacar dicha información, si nos vamos a la Pantalla Principal del programa en Más… – Informes – Expedientes – Filtrar Expedientes por…, tenemos la siguiente ventana:

Aunque esta ventana nos permite obtener un listado de los Expedientes únicamente de una determinada Materia o incluso, de una determinada Materia en un rango de fechas, para nuestro propósito lo que nos interesa saber es en qué materias nos hemos inclinado más en nuestro Despacho en un rango de tiempo y para ello debemos marcar el campo “Fecha Expediente”, después indicar el rango de fechas y pulsar sobre el botón .

Con esto obtendremos un gráfico parecido al siguiente:

Como se puede apreciar en el gráfico del ejemplo, en el intervalo de un año, en concreto el 2012 hemos llevado más materias de ámbito Penal (4), seguido en segundo lugar de Civil (3), por lo que con esta información podremos saber si nos sigue interesando más continuar con estos tipos de asuntos o materias, o bien, inclinarnos más por ejemplo, por materias de otra índole como Mercantil.